Ce înseamnă GDPR și cum se implementează?

1. Ce este GDPR?

GDPR (Regulamentul General privind Protecția Datelor) este un set de reguli creat pentru a oferi cetățenilor Uniunii Europene mai mult control asupra modului în care datele lor personale sunt colectate, utilizate și distribuite. Acesta impune organizațiilor să asigure protecția datelor personale, să fie transparente în utilizarea acestor date și să respecte drepturile individuale ale persoanelor vizate.

GDPR se aplică tuturor organizațiilor care procesează date cu caracter personal ale cetățenilor UE, indiferent de locația geografică a companiei. Prin urmare, chiar și companiile din afara UE, care interacționează cu datele persoanelor din Uniune, sunt obligate să respecte regulamentul.

Date cu caracter personal includ informații precum nume, adrese de e-mail, adrese fizice, date financiare, numere de telefon, dar și date sensibile cum ar fi informații medicale, informații despre etnie, religie sau orientare politică.

2. Cerințele principale ale GDPR

GDPR introduce mai multe cerințe pentru organizații privind modul în care datele personale sunt colectate, prelucrate și protejate. Printre cele mai importante prevederi se numără:

• Consimțământ explicit: Companiile trebuie să obțină consimțământul clar și explicit al persoanelor vizate înainte de a colecta și prelucra datele lor personale. Consimțământul nu poate fi implicit și trebuie să fie revocabil oricând.
• Dreptul de acces și portabilitate: Persoanele au dreptul de a accesa datele personale colectate despre ele și de a solicita o copie într-un format utilizabil și ușor de citit. De asemenea, au dreptul să ceară transferul datelor către o altă organizație.
• Dreptul de a fi uitat: Persoanele au dreptul de a solicita ștergerea completă a datelor lor personale din baza de date a unei organizații, cu condiția să nu existe obligații legale de păstrare a acestora.
• Notificarea breșelor de securitate: Organizațiile sunt obligate să notifice autoritățile competente și persoanele afectate în termen de 72 de ore de la descoperirea unei breșe de securitate care compromite datele personale.
• Ofițerul de Protecție a Datelor (DPO): Organizațiile care procesează volume mari de date personale sunt obligate să desemneze un Ofițer de Protecție a Datelor (DPO) care să asigure conformitatea cu GDPR.

3. Cum se implementează GDPR?

Implementarea GDPR nu este un proces simplu, iar organizațiile trebuie să urmeze un set clar de pași pentru a se asigura că respectă reglementările. Iată câteva etape esențiale pentru implementarea GDPR:

• Auditul inițial al datelor

Primul pas în implementarea GDPR este realizarea unui audit complet al datelor colectate și procesate de organizație. Acest audit ar trebui să răspundă la următoarele întrebări:

• Ce date sunt colectate?
• De unde provin aceste date?
• Cum sunt stocate și procesate datele?
• Cine are acces la aceste date?

Auditul inițial ajută la identificarea riscurilor și a potențialelor breșe de securitate, stabilind astfel o bază pentru conformitatea cu GDPR.

• Obținerea consimțământului

Organizațiile trebuie să reevalueze modalitățile prin care obțin consimțământul pentru prelucrarea datelor personale. Formularele și politicile de confidențialitate trebuie să fie actualizate pentru a fi clare și accesibile, oferind utilizatorilor opțiunea de a acorda sau retrage consimțământul în mod transparent.

Exemplu real: În 2018, după implementarea GDPR, multe companii online, inclusiv Facebook și Google, și-au schimbat politicile de confidențialitate și au introdus notificări clare pentru utilizatori cu privire la modul în care datele lor sunt colectate și utilizate, oferind opțiuni de consimțământ detaliate.

• Îmbunătățirea securității datelor

Un alt aspect cheie al implementării GDPR este asigurarea securității datelor personale. Organizațiile trebuie să adopte măsuri de securitate adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, a pierderii sau a distrugerii.

Măsurile pot include:

• Criptarea datelor sensibile;
• Implementarea de firewall-uri și sisteme de prevenire a intruziunilor;
• Restricționarea accesului la datele personale doar pentru personalul autorizat;
• Realizarea de backup-uri regulate și proceduri clare de recuperare a datelor.

Exemplu real: În 2020, o companie germană de asigurări a fost amendată cu 1.3 milioane de euro pentru o breșă de securitate care a compromis datele a mii de clienți. Investigația a arătat că măsurile de securitate implementate erau insuficiente, ceea ce a dus la sancționarea firmei conform GDPR.

• Formarea angajaților

O altă componentă esențială a implementării GDPR este educarea angajaților cu privire la bunele practici de protecție a datelor. Angajații trebuie să înțeleagă importanța protecției datelor personale și să fie instruiți să respecte procedurile interne privind securitatea datelor.

• Desemnarea unui Ofițer de Protecție a Datelor (DPO)

Pentru organizațiile care gestionează volume mari de date personale, numirea unui DPO este esențială. DPO-ul are responsabilitatea de a monitoriza conformitatea cu GDPR, de a oferi consultanță internă și de a acționa ca punct de contact între organizație și autoritățile de reglementare.

• Monitorizarea și actualizarea constantă

Respectarea GDPR nu este o acțiune singulară, ci un proces continuu. Organizațiile trebuie să monitorizeze constant modul în care gestionează datele și să își actualizeze politicile și practicile pentru a reflecta eventualele modificări legislative sau cerințe ale autorităților de protecție a datelor.

4. Exemple reale ale implementării GDPR

• British Airways (2018): În urma unei breșe de securitate, care a expus datele personale și financiare ale clienților, British Airways a primit o amendă de 20 de milioane de lire sterline pentru încălcarea GDPR. Aceasta a subliniat importanța măsurilor stricte de securitate cibernetică pentru protejarea datelor personale.
• H&M (2020): Gigantul de retail H&M a fost amendat cu 35 de milioane de euro pentru monitorizarea detaliată și neautorizată a angajaților săi. Cazul a demonstrat cât de grav poate fi tratat un abuz în procesarea datelor personale ale angajaților în contextul GDPR.